《劳动合同法》第4条规定，用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。这里对规章制度的民主程序提出了三个步骤，职工代表大会或者全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或者职工代表平等协商确定。
【典型案例】某食品有限公司2004年12月31日以前实施的是旧版《员工手册》，该手册规定员工的病假工资是其基本工资的60%。而今年1月1日实行的新的《员工手册》规定：当年病假累计超过10天，病假工资待遇按员工工作地政府规定的最低标准执行。员工李女士于去年7月28日开始至今一直在家休病假。食品公司按照新的《员工手册》扣发了李女士今年1月份、2月份的工资。李女士不服公司的决定申请仲裁。仲裁机构判定食品公司补发李女士今年1月份、2月份的工资差额，食品公司向法院起诉。案件审理中，食品公司将新《员工手册》向其职工公布并已送达职工，但未履行相应的民主程序。
法院认为：用人单位制定的《员工手册》应当在通过民主程序制定并向劳动者公示后，在本单位内颁布施行。食品公司新的《员工手册》未经民主程序制定，所以应按照旧的《员工手册》的标准向李女士支付工资。据此，判决食品公司支付李女士今年1月份、2月份的工资差额一千九百余元。
规章制度的制定必须经过民主程序，为了避免今后发生纠纷时难以举证，用人单位应当保留与职工代表大会或者全体职工讨论及与工会或者职工代表协商的书面证据。比如，可以制作会议纪要，参与者签名。另外注意的是，这里所称的规章制度是指劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的制度，并非用人单位所有制度。比如，用人单位的财务制度、车辆管理制度、合同管理制度等就不属于《劳动合同法》所指的规章制度。